Bei vielen Einzelunternehmen kommt irgendwann häufig der Zeitpunkt, ab dem die eigenen Fähigkeiten nicht mehr ausreichen und Unterstützung gebraucht wird. Mitarbeitende einstellen kann hier die Bedarfe decken, Kompetenzen ausbauen und viele Sorgen nehmen. Dieser Artikel beschreibt, wie das Einstellen von ersten Mitarbeitenden ablaufen kann, was hinter einer Betriebsnummer steckt und wie du alternativ für die Erfüllung von Aufträgen mit Freelancern arbeiten kannst.
© Jirsak - Stock images by Depositphotos
Digitales oder analoges Mitarbeiter-Management?
Beim Einstellen und auch dem Führen der Mitarbeitenden muss sich der/die Einzelunternehmer/in für eine Verwaltungsmethode entscheiden. Diese sollte natürlich möglichst übersichtlich, strukturiert und funktionell sein.
Daraufhin stellt sich die Frage zwischen der analogen Verwaltung oder mit einem digitalen Tool. Es gibt Punkte die für beide Seiten sprechen. Je nach Situation, empfiehlt sich eher die eine oder doch lieber eine andere Lösung.
Digitale Verwaltung über HR-Software
Für einen digitalen Ansatz spricht zum Beispiel, dass dieser häufig organisiert aufgebaut ist. HR-Software für die Organisation von Bewerbenden und Mitarbeitenden ermöglicht es, mehrere Ordner anzulegen. Ein sortierter Ordner für jeweils einen Mitarbeitenden hilft, einen Überblick zu bewahren und diesem seine komplette Aufmerksamkeit zu schenken.
Dazu kann man durch solche Software Bewerber-Profile schneller durcharbeiten. Diese Tools zeigen Daten der Bewerbenden sortiert an, geben so einen besseren Überblick und erlauben die schnelle Bearbeitung der Anfragen. Gerade in der Situation eines Einzelunternehmers kann die Zeitersparnis viel wert sein. Eine passende Verwaltungs-Software für deinen ausgeweiteten HR-Bereich bietet Factorial in Deutschland an. Zusätzlich bringt digitale Software mehr Umweltfreundlichkeit durch Papierersparnis, eine leichte Bearbeitung und einfache Kommunikation mit sich.
Analoge Verwaltung
Eine analoge Herangehensweise kann jedoch auch funktionieren: Für manche Unternehmen bringt ein physischer Aktenordner eine simplere Handhabung mit sich. Sie mögen es, Daten zu sammeln, sortieren und einzuordnen. Die physische Bearbeitung verleiht manchen einen Gefühl von Kontrolle. Häufig kennt man es schon seit der Schulzeit, Informationen in Mappen abzuheften. So kommen auch häufig Ordner zum Einsatz.
Zudem bringt das analoge Verfahren auf vielen Seiten mehr Sicherheit und Standfestigkeit. Es ist nicht so wahrscheinlich, dass Daten verloren gehen, gehackt werden oder an Nächste weitergeleitet werden. Manche Bewerbende fühlt sich dabei wohler, eine analoge Bewerbung einzureichen. Eine analoge Bearbeitung führt häufig auch dazu, dass sich der Einzelunternehmer mehr mit dem Bewerbungsprofil auseinandersetzt und so eine engere Bindung entsteht.
Am besten ausprobieren
Welche Methode du zum Verwalten benutzt, wenn du Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter einstellen möchtest, ist komplett dir überlassen. Vielleicht hast du direkt ein Gefühl dafür, ob du lieber analog oder digital unterwegs sein möchtest. Falls nicht, kannst du versuchen, beide Ansätze auszuprobieren und bei dem Ansatz zu bleiben, welcher einfacher, unkomplizierter und effektiver für dich ist.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einstellen nur mit Betriebsnummer
Natürlich kann dieser Artikel nicht alles ansprechen, was rechtlich beachtet werden muss, wenn in einem Unternehmen Mitarbeitende eingestellt werden. Ein wesentlicher Punkt, der jedoch schon zu Anfang sehr wichtig ist, ist das Beantragen einer Betriebsnummer.
Die Betriebsnummer zeichnet den Betrieb (bzw. das Einzelunternehmen) durch eine eindeutige Nummer aus. Sie hat also nichts direkt mit dem Mitarbeitenden zu tun, wird aber beim Einstellen dringend benötigt. Die Nummer ist nämlich dazu da, das Einzelunternehmen für den Staat klar zu identifizieren. Dies erlaubt eine klare Einsortierung.
Wenn das Einzelunternehmen Mitarbeitende einstellen möchte, ist eine Betriebsnummer Voraussetzung. Das gilt übrigens auch für das Einstellen von Minijobbern. Die Betriebsnummer hilft im späteren Arbeitsverhältnis, den Angestellten bei einer Sozialversicherung und einer Krankenkasse anzumelden.
Daneben braucht der Einzelunternehmer die Betriebsnummer auch noch häufig im Zusammenhang mit
- dem Finanzamt,
- steuerlichen Angelegenheiten,
- Arbeitsverträgen,
- Arbeitsschutz.
© SergeyNivens - Stock images by Depositphotos
Das Einstellen von Freelancern
Falls du als Einzelunternehmer nur einen einmaligen Service benötigst, ist das Beauftragen von Freelancern eine Option. Sie unterscheiden sich zu fest eingestellten Mitarbeitenden dadurch, dass du sie nur für einzelne Anfragen beauftragst und von ihnen eine Rechnung für ihre Dienstleistung erhältst. Wenn du Mitarbeitende einstellen willst, bist du länger an diese gebunden und musst sie dauerhaft unterhalten. Freelancer eignen sich für eine einmalige Auftragsarbeit, können natürlich aber auch häufiger engagiert werden.
Häufig sucht man Freelancer, die besonders spezifisches Fachwissen aufweisen und somit die eigenen Leistungen sinnvoll ergänzen können. Sie sind dann häufig in ihrem Gebiet Experte und können spezifisch auf besondere Kundenanfragen eingehen. Manchmal braucht man Freelancer aber auch dann, wenn die zeitlichen Kapazitäten erschöpft sind und mehr Arbeit anfällt als vom Einzelunternehmen selbst geleistet werden kann. Für kurzfristige Angelegenheiten sind Freelancer sehr gut geeignet, da sie das Budget schonen, zeitsparend arbeiten und effektiv sind.
Fazit
Um das Unternehmen langfristig aufzubauen, ist das Einstellen von Mitarbeitenden eine sehr gute Möglichkeit. Im Vergleich zur Beschäftigung von Freelancern erlaubt eine feste Anstellung mehr Stabilität, Engagement und Integration ins Unternehmen. Mitarbeiter und Einzelunternehmer können so langfristige Projekte zusammen in einem engen Verhältnis sorgfältig ausarbeiten.
